Как отразить недостачу основных средств


Инвентаризация: бухгалтерский и налоговый учет

Инвентаризация является одним из способов контроля, с помощью которого можно выявить и учесть фактическое состояние и наличие основных средств, товарно-материальных ценностей, запасов, а также объемов незавершенного производства предприятия. Об особенностях ее проведения и оформления читайте в этой статье.

Проведение инвентаризации обеспечивается собственником (собственниками) или уполномоченным органом (должностным лицом), осуществляющим руководство предприятием в соответствии с законодательством и учредительными документами, который создает необходимые условия для ее осуществления, определяет объекты, периодичность и сроки проведения инвентаризации.

Однако существуют случаи, при которых проведение инвентаризации обязательно.

При инвентаризации активов и обязательств обеспечиваются:

  • выявление фактического наличия активов и проверка полноты отражения обязательств, средств целевого финансирования, расходов будущих периодов;
  • установление излишка или недостачи активов путем сопоставления фактического их наличия с данными бухгалтерского учета;
  • выявление активов, частично утративших первоначальное качество и потребительское свойство, устаревших, а также материальных и нематериальных активов, которые не используются, неиспользованных сумм обеспечения;
  • выявление активов и обязательств, не соответствующих критериям признания.

Инвентаризация перед составлением годовой финансовой отчетности

Инвентаризация активов и обязательств перед составлением годовой финансовой отчетности проводится до даты баланса в период:

Для необоротных активов (кроме незавершенных капитальных инвестиций, объектов основных средств, которые на момент инвентаризации будут находиться за пределами предприятия, в частности автомобилей, морских и речных судов, которые отправятся в длительные рейсы, и т. п.);

запасов (кроме незавершенного производства и полуфабрикатов, других материальных ценностей, которые на момент инвентаризации будут находиться за пределами предприятия);

текущих биологических активов;

дебиторской и кредиторской задолженности;

расходов и доходов будущих периодов;

обязательств (кроме неиспользованных обеспечений, расчетов с бюджетом и по отчислениям на общеобязательное государственное социальное страхование)

Для незавершенных капитальных инвестиций;

финансовых инвестиций, денежных средств, средств целевого финансирования;

обязательств в части неиспользованных обеспечений, расчетов с бюджетом и по отчислениям на общеобязательное государственное социальное страхование

До временного выбытия

Выбытие с предприятия объектов основных средств, в частности автомобилей, морских и речных судов, которые отправятся в длительные рейсы, других материальных ценностей, которые на дату инвентаризации будут находиться за пределами предприятия

Сроки проведения инвентаризации для разных групп активов

Земельные участки, здания, сооружения и другие недвижимые объекты (кроме недвижимого имущества государственных предприятий, их объединений, учреждений и организаций, в том числе переданного в аренду, концессию, и государственного имущества, которое не вошло в уставный капитал хозяйственных организаций, созданных в процессе приватизации и корпоратизации, инвентаризация которых проводится в соответствии с требованиями законодательства относительно инвентаризации объектов государственной собственности)

Ежегодно (по решению руководителя предприятия)

Инструменты, приборы, инвентарь (мебель) в объеме не меньше 30% всех указанных объектов

В течение трех лет со 100-процентным охватом

100-процентный охват инвентаризацией всех инструментов, приборов, инвентаря (мебели)

В соответствии со сроками, установленными центральным органом исполнительной власти, осуществляющим формирование и обеспечение реализации государственной политики в сферах культуры и искусств, охраны культурного наследия, вывоза, ввоза и возвращения культурных ценностей

Порядок проведения инвентаризации

Для проведения инвентаризации на предприятии распорядительным документом руководителя предприятия создается инвентаризационная комиссия из представителей аппарата управления предприятия, бухгалтерской службы и опытных работников предприятия, которые знают объект инвентаризации, цены и первичный учет (инженеры, технологи, механики, исполнители работ, товароведы, экономисты, бухгалтеры). Инвентаризационную комиссию возглавляет руководитель предприятия (его заместитель) или руководитель структурного подразделения предприятия, уполномоченный руководителем предприятия.

Фиксирование наличия, состояния и оценки активов предприятия и активов, которые принадлежат другим предприятиям и учитываются за балансом, осуществляется в инвентаризационных описях.

Инвентаризационные описи, акты инвентаризации, сверочные ведомости оформляются в соответствии с требованиями, установленными Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом № 88. Так, согласно пунктам 2.10, 2.11 раздела 2 этого Положения записи в первичных документах, учетных регистрах должны осуществляться только в темном цвете чернилами, пастой шариковых ручек, с помощью печатных машинок, принтеров, средств механизации и другими средствами, которые бы обеспечили сохранность этих записей на протяжении установленного срока хранения документов и предотвратили внесение несанкционированных и незаметных исправлений. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочеркиванию.

При выявлении излишков объектов нематериальных активов такие активы вносятся в инвентаризационную опись с указанием необходимых данных.

Оценка таких объектов проводится по справедливой стоимости.

Инвентаризация основных средств

При инвентаризации необоротных активов до начала ее проведения следует проверить наличие и состояние технических паспортов и другой технической документации на основные средства (далее — ОС), наличие документов на ОС, сданные или принятые предприятием в аренду, на хранение, во временное пользование.

При инвентаризации составляют инвентаризационную опись, которая формируется по объектам ОС или группам и отдельно по каждому материально ответственному лицу.

При установлении факта неотражения выполненных работ капитального характера (достройка этажей, пристройка новых помещений и т. п.) или частичной ликвидации зданий и сооружений (снесение отдельных конструктивных элементов) в бухгалтерском учете предприятия определяется сумма увеличения или уменьшения балансовой стоимости объекта и в описи отражаются данные о проведенных изменениях.

При проведении инвентаризации земельных участков, зданий, сооружений, другой недвижимости, водохранилищ и других объектов природных ресурсов проверяется наличие документов, подтверждающих право собственности предприятия на эти объекты.

При выявлении объектов, которые не находятся на учете, а также объектов, данные о которых отсутствуют в учете, в инвентаризационную опись вносятся отсутствующие сведения и технические показатели о таких объектах, например: о зданиях — указываются их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (внешний или внутренний обмер), площадь (общая полезная площадь), количество этажей, подвалов, полуподвалов, год постройки и т. п.

Оценка выявленных объектов проводится по справедливой стоимости.

Инвентаризация нематериальных активов

При инвентаризации нематериальных активов их наличие устанавливается по документам, которые были основанием для оприходования, или по документам, которыми оформлены имущественные права. В инвентаризационную опись вносятся данные о названии нематериального актива, характеристика, назначение, дата приобретения (ввода в эксплуатацию), первоначальная (переоцененная) стоимость, сумма накопленной амортизации, срок полезного использования, количество и стоимость объекта или группы объектов нематериальных активов. Инвентаризационная опись составляется по объектам нематериальных активов или группам однотипных по назначению и условиям использования объектов нематериальных активов и отдельно по каждому материально ответственному лицу.

При выявлении излишков объектов нематериальных активов такие активы вносятся в инвентаризационную опись с указанием необходимых данных. Оценка таких объектов проводится по справедливой стоимости.

Инвентаризация запасов

Инвентаризация запасов проводится по местам их хранения и отдельно по материально ответственным лицам. На малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, которые учитываются в оперативном порядке, инвентаризационные описи не составляются, а проверяется фактическое наличие этих предметов у материально ответственных лиц путем сопоставления с ведомостью оперативного учета. Выявленная при этом недостача предметов оформляется актом.

В случае если при инвентаризации выявляются непригодные или испорченные запасы, то они вносятся в отдельную инвентаризационную опись, в которой указываются их наименование, количество, причины, степень и характер порчи. Вносятся предложения по их обесценению, списанию или возможности использования таких запасов в хозяйственных целях.

Отдельными инвентаризационными описями оформляются также запасы, находящиеся в дороге, не оплаченная в срок покупателями отгруженная продукция (товары) и запасы, находящиеся на складах других предприятий (на ответственном хранении, на комиссии, в переработке), сырье, материалы и покупные полуфабрикаты, которые находятся возле рабочих мест и не подвергались обработке.

При инвентаризации тары необходимо в описи указывать ее виды, целевое назначение и качественный состав, например новая, или бывшая в употреблении, или требующая ремонта и т. п. На тару, ставшую непригодной, составляется акт на списание с указанием причин порчи.

Инвентаризация кассы

Инвентаризация кассы на предприятии проводится в соответствии с п. 4.10 Положения № 637. При инвентаризации денежной наличности, денежных средств, ценных бумаг, денежных документов (оплаченных санаторно-туристических путевок, почтовых марок и т. п.) и бланков документов строгой отчетности их наличие оформляется актом инвентаризации (приложение 7 к Положению № 637). Один экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия, второй остается у материально ответственного лица.

В случае если при проведении инвентаризации комиссия выявляет расхождения между фактическими остатками денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе, и данными бухгалтерского учета, в частности выявляет излишки денежных средств, то такие средства подлежат оприходованию в кассу. Соответственно на сумму излишка увеличивается доход предприятия. Если выявляется недостача денежных средств и других ценностей, такая недостача взимается с материально-ответственных лиц, а при условиях, когда виновные не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, зачисляются в расходы предприятия.

Дебиторская и кредиторская задолженности

При проведении инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженностей они проверяются относительно соблюдения срока исковой давности, обоснованности сумм, которые учитываются на счетах учета расчетов с покупателями, заказчиками, поставщиками, подрядчиками, полученных и выданных векселей, полученных заемных средств, предоставленных кредитов (займов), с подотчетными лицами, депонентами, другими дебиторами и кредиторами.

Для отражения кредиторской задолженности, срок исковой давности которой истек и которая планируется к списанию, отдельно составляется акт инвентаризации.

После окончания инвентаризации оформленные инвентаризационные описи (акты инвентаризации) сдаются в бухгалтерскую службу для проверки, выявления и отражения в учете результатов инвентаризации.

Предприятия, размещенные на временно оккупированной территории и/или на территории проведения АТО (или их структурные подразделения (обособленное имущество) находятся на указанных территориях), проводят инвентаризацию в случаях, обязательных для ее проведения, тогда, когда станет возможным обеспечить безопасный и беспрепятственный доступ уполномоченных лиц к активам, первичным документам и регистрам бухгалтерского учета, в которых отражены обязательства и собственный капитал этих предприятий.

Указанные предприятия обязаны провести инвентаризацию по состоянию на 1 число месяца, следующего за месяцем, в котором исчезли препятствия доступа к активам, первичным документам и регистрам бухгалтерского учета, и отразить результаты инвентаризации в бухгалтерском учете соответствующего отчетного периода (п.

8 Положения № 879).

Для отражения кредиторской задолженности, срок исковой давности которой истек и которая планируется к списанию, составляется отдельный акт инвентаризации.

Оформление результатов инвентаризации

После окончания инвентаризации бухгалтерской службой составляются сверочные ведомости активов и обязательств, в которых отражаются расхождения между данными бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей (актов инвентаризации).

Заключения по выявленным расхождениям между фактическим наличием активов и обязательств и данными бухгалтерского учета, которые приводятся в сверочных ведомостях, и предложения по их урегулированию отражаются инвентаризационной комиссией в протоколе, который составляется после окончания инвентаризации и передается на рассмотрение и утверждение руководителю предприятия.

В протоколе указываются: причины недостач, потерь, излишков, а также предложения по зачету вследствие пересортицы, списанию недостач в пределах норм естественной убыли, а также сверхурочных недостач и потерь от порчи ценностей с указанием причин и принятых мер по предотвращению таких потерь и недостач. Предприятия могут прилагать к протоколам другую информацию, которая является существенной для принятия решений о признании и оценке активов и обязательств и раскрытия соответствующей информации в финансовой отчетности.

Протокол инвентаризационной комиссии утверждается руководителем предприятия в течение пяти рабочих дней после окончания инвентаризации.

Результаты инвентаризации на основании утвержденного протокола инвентаризационной комиссии отражаются в бухгалтерском учете и финансовой отчетности того отчетного периода, в котором закончена инвентаризация.

Отражение в бухгалтерском учете

Выявленные во время инвентаризации расхождения между фактическим наличием активов и обязательств и данными бухгалтерского учета регулируются следующим образом:

Основные средства, нематериальные активы, выявленные в излишках

Оприходуются с увеличением доходов будущих периодов (доходов специального фонда бюджетного учреждения)

Ценные бумаги, денежные средства, их эквиваленты и другие оборотные материальные ценности, выявленные в излишках

Подлежат оприходованию с увеличением дохода отчетного периода предприятия (дохода специального фонда бюджетного учреждения)

Недостача запасов в пределах установленных норм естественной убыли

Списывается по распоряжению руководителя предприятия на расходы.

Нормы естественной убыли могут применяться только в случае выявления фактических недостач и после взаимозачета недостач ценностей и излишков вследствие пересортицы. При отсутствии норм естественной убыли потеря рассматривается как недостача сверх нормы

Недостача ценностей сверх нормы естественной убыли, а также потери от порчи ценностей

Списываются с баланса и относятся на счет виновных лиц в размере, определенном в соответствии с законодательством; в случае если виновные лица не установлены, они зачисляются на забалансовый счет до момента установления виновных лиц или закрытия дела согласно законодательству

Недостачи или потери, возникшие вследствие злоупотреблений

Для бюджетных учреждений — соответствующие материалы в течение пяти дней после установления недостач и потерь передаются правоохранительным органам, а на сумму выявленных недостач и потерь подается гражданский иск

Результаты инвентаризации необоротных активов отражаются следующим образом:

Отражение в налоговом учете

Изменениями, внесенными Законом № 71 в Налоговый кодекс, в новой редакции изложен раздел ІІІ этого Кодекса, которым предусмотрено, что объект обложения налогом на прибыль подлежит определению на основании данных бухгалтерского учета путем корректировки финансового результата до налогообложения, определенного в финансовой отчетности, на разницы, которые увеличивают или уменьшают финансовый результат до налогообложения, в соответствии с положениями такого раздела.

Налоговый кодекс не регламентирует отдельного порядка определения доходов и расходов, которые учитываются для определения объекта обложения налогом на прибыль.

В связи с этим результаты инвентаризации отражаются в доходах и расходах субъекта хозяйствования согласно правилам бухгалтерского учета. При этом финансовый результат до налогообложения корректируется на четко определенные Налоговым кодексом разницы, а именно:

Финансовый результат до налогообложения увеличивается:

Финансовый результат до налогообложения уменьшается:

Разницы, возникающие с ОС и нематериальными активами в соответствии с НПБ или МСФО

на сумму начисленной амортизации ОС или нематериальных активов

на сумму рассчитанной амортизации ОС или нематериальных активов в соответствии с п. 138.3 ст. 138 Налогового кодекса

на сумму уценки и потерь от уменьшения полезности ОС или нематериальных активов, включенных в расходы отчетного периода

на сумму остаточной стоимости отдельного объекта ОС или нематериальных активов, определенной с учетом положений ст. 138 Налогового кодекса, в случае ликвидации или продажи такого объекта

на сумму остаточной стоимости отдельного объекта ОС или нематериальных активов в случае ликвидации или продажи такого объекта

на сумму дооценки и выгод от восстановления полезности ОС или нематериальных активов в пределах предварительно отнесенных к расходам уценки и потерь от уменьшения полезности ОС или нематериальных активов

Разницы, возникающие при формировании резервов (обеспечений) в соответствии с НПБ или МСФО

на сумму расходов на формирование резерва сомнительных долгов

на сумму корректировки (уменьшения) резерва сомнительных долгов, на которую увеличился финансовый результат до налогообложения

на сумму расходов от списания дебиторской задолженности, не соответствующей признакам, определенным пп. 14.1.11 п. 14.1 ст. 14 Налогового кодекса, сверх суммы резерва сомнительных долгов



как отразить недостачу основных средств, вісник. офіційно про податки:Инвентаризация является одним из способов контроля, с помощью которого можно выявить и учесть фактическое состояние и наличие основных средств …

как отразить недостачу основных средств